Прочитано: 1 475
Не хватает времени… Вечно не хватает времени… Как часто эта фраза произносится вслух или проносится тоскливым смерчем по мыслям. В современном постоянном цейтноте очень сложно успевать все, но есть способы справиться с нехваткой драгоценного ресурса. Один из методов называется «Щепки времени». При правильном использовании этот способ станет ответом на вопрос «что делать, если не хватает времени» и послужит спасением для многих.
Почему не хватает времени?
Если спросить любого, почему ему не хватает времени, то, скорее всего, в ответах будут примерно такие формулировки:
- много работы
- домашние дела
- заботы о родных
- родители
Список может отличаться формулировками и глубиной анализа, но суть понятна. Причем в него вряд ли попадут такие хронофаги, как:
Ну, вы поняли…
Почему так происходит? Ответ на самом деле лежит на поверхности и выглядит следующим образом: как только у нас выпадает минута (5-10-15 минут — неважно) свободного времени, мы пытаемся отдохнуть в этот промежуток и используем для этого любимые и простые способы. Все что перечислено выше – то, что требует минимума усилий, помогает занять мозги и при этом расходует уйму времени. Гораздо больше отведенного «на отдых». Все знают состояние: «зашел с утра на форум на пять минут, закрыл вкладку и пошел на обед». Или даже сами попадали в такую ситуацию, да?
Углубляться в тему хронофагов и неправильно распланированного дня сейчас не будем, но данное отступление было необходимо, чтобы дать понимание двум вещам:
- Показать, почему большинству не хватает времени на детей, работу, мужа, родителей – и причина совсем не в абсолютной занятости
- Продемонстрировать, что у каждого ЕСТЬ время на нужные дела – просто оно тратится не туда
И вот здесь мы переходим к главному пункту: что делать, если не хватает времени! Ответ был уже дан, рассмотрим же его подробнее.
«Щепки времени». Собираем минуты, чтобы найти часы!
Если после описания и, главное, после честного внедрения этого метода, вы по-прежнему будете утверждать, что не хватает времени ни на что, значит вы точно мега-занятой человек. Но это вряд ли.
Итак, что такое «щепки времени»?
«Щепки времени» – это те временные интервалы, которые появляются у нас постоянно в качестве небольших промежутков в 1-5-10 минут. Откуда они берутся? Очень просто, приведу несколько примеров:
- поставили вариться макароны и ждете 7-10 минут, коротая время на форуме
- пришли за ребенком в школу и 5-10 минут ожидаете звонка с урока за праздной болтовней
- закончили блок по плану чуть раньше и с «чистой совестью» полезли в соцсети
Хватит? Суть понятна? Так вот эти 5-7-10 минут и есть те «щепки времени», которые мы бездарно растрачиваем, провоцируя развитие хронофагов и вгоняя себя в постоянный цейтнот. Если использовать эти «щепки» или «крошки времени» с умом, то можно значительно понизить частоту паники на тему «не хватает времени». Каким же образом?
- Запрещаем себе на время привыкания – на 7-30 дней – отвлекаться при наличии микро-свободного времени на хронофаги и их аналоги
- Находим дела, которые не требуют длительного внимания – для этого лучше всего составить список по методу «Автофокус» или иной другой системе планирования или тайм-менеджмента.
- Используем все «крошки времени»
И теперь главный и самый частый вопрос: что можно успеть за столь малый интервал? О! Очень многое:
- поговорить с ребенком о делах;
- позвонить родителям и снять с себя тревогу о них;
- выучить несколько иностранных слов и продвинуться в изучении языка;
- постоять в «планке»
- отжаться, подтянуться, поприседать;
- написать план на следующий день, месяц, год, 15 лет;
- протереть пыль;
- поставить стирку;
- поцеловать родного человека…
Еще нужны варианты? Кажется, все понятно и так. «Щепки времени» – это огромный выбор полезных действий, которые помогут продвинуться в делах, улучшить отношения с близкими, наладить быт, придумать новую идею. Это огромный потенциал действий, который большинство из нас просто игнорируют, прикрываясь привычным стоном: « катастрофически не хватает времени – на дела, жизнь, ребенка, семью…»
А теперь интересный бонус! Если учитывать «щепки времени» и жить, не жалуясь на «не хватает времени», то количество свободных минут и часов увеличивается. Обязательные дела сокращаются, настроение улучшается, повседневная жизнь становится позитивнее и насыщеннее. А, главное, находится время на полноценный качественный отдых, о котором ранее можно было только мечтать!
Все еще считаете, что времени никогда не хватает? Тогда попробуйте хоть пару недель прожить, используя столь драгоценный ресурс на 99-100%, и увидите, как качественно улучшиться ваша жизнь!
Не стоит откладывать на потом выполнение мелких, путь и не очень срочных дел. Поверьте, они не займут у вас слишком много времени. Чтобы записать, запланировать, вспомнить о каком-то пустяке, уйдет гораздо больше ресурсов.
Нецелесообразно оставлять мелкие задачи на потом еще и потому, что они могут накапливаться и давить на вас грузом несделанных дел. Психологически легче держать в уме пусть большую, трудоемкую, но единственную задачу, чем целую гору пустяков. Вовремя разобравшись в мелочах, вы не будете переживать из-за нехватки времени и успеете сделать гораздо больше.
Системный подход
Старайтесь выполнять однотипные задачи вместе. Так вы сэкономите свое драгоценное время. Этот прием можно использовать как на работе, так и дома. Согласитесь, совершить один поход в магазин за три дня вместо раза в день – значит, существенно сэкономить ваши ресурсы.
Рабочие задачи тоже нужно укомплектовывать по их типу. Если вы будет отправлять корреспонденцию не каждый раз, как в этом появляется необходимость, а единожды в день, времени на эту работу вы затратите гораздо меньше.
Электронную почту лучше тоже проверять не каждую минуту, а два раза в день. Этот прием поможет вам оставаться на связи, но не отвлекаться от текущей работы.
Используйте фильтр
Бывает, что человек очень много времени тратит на решение вопросов, которые напрямую его даже не касаются. Научитесь правильно фильтровать поступающую информацию и не выполняйте чужую работу. Если вас просят о помощи, не стоит идти навстречу другим людям в ущерб собственному времени.
Избавьтесь от привычки транжирить свое время. К так называемым поглотителям вашего времени относится просмотр телевизора или чтение новостей в интернете, бесконечные телефонные разговоры.
Повышайте эффективность
Чтобы и все успевать, необходимо повышать свою компетенцию. Вместе с ростом вашего профессионализма будет уменьшаться время, потраченное на ту или иную работу. Многодневная практика в выполнении определенных задач не должна пропасть даром. Следите за тем, чтобы качество вашей работы возрастало.
Включите творческое мышление и подумайте, как можно оптимизировать процессы, с которыми вы встречаетесь ежедневно. Если в вашей работе можно что-то упростить, сделайте это. Не стесняйтесь просить о помощи коллег или членов семьи. Когда вы не успеваете выполнить что-то в срок, они могут прийти вам на помощь.
Иногда количество дел зашкаливает, даже если очень стараешься все спланировать. Предположим, с утра вы составляете список из 5 больших и важных дел, которыми уже давно пора заняться. Начинается рабочий день, вы открываете почту, мессенджер, корпоративный портал, и понимаете, что на вас свалилась лавина задач и просьб от коллег, партнеров и от кого угодно еще – подписать документы, проверить текст на сайте, срочно ответить на пару десятков писем, обсудить новое мероприятие и т.д.
К вечеру вы находите свой замечательный список из 5 дел и понимаете, что ни за одно из них так и не взялись. А сил и времени уже нет - вы за весь день уже столько всего переделали, что список, даже не начиная, можно с чистой совестью отложить на завтра.
А завтра все повторится.
Что делать? Есть много разных коротких советов, подробных методик и объемных книг по тайм-менеджменту. Мы выбрали три простых, проверенных шага, которые помогут вам расставить приоритеты и не отвлекаться от важных задач.
1. Избавляемся от пожирателей времени.
Несмотря на повсеместное внедрение корпоративных порталов и современных инструментов внутренних коммуникаций, электронная почта не сдает своих позиций и продолжает поедать рабочее время сотрудников. Даже компании, успешно использующие интранеты и корпоративные соцсети, жалуются на необходимость общаться по электронной почте с «внешним миром» - заказчиками, партнерами.
Договоритесь с самим собой, что вы будете проверять почту и отвечать на письма в строго отведенное время. Установите 2-3 получасовых интервала в течение дня – именно в это время вы будете открывать почтовый ящик, просматривать сообщения и отвечать на них.
Если с самодисциплиной дела обстоят плохо, настройте почтовый клиент таким образом, чтобы он получал письма с сервера, например, раз в три часа.
Если перед вами срочная задача – отключите все средства коммуникации. Поставьте телефон на беззвучный режим, в мессенджерах и корпоративном чате поставьте статус «Занят». Наденьте наушники, включите музыку и сосредоточьтесь только на срочной задаче.
В таких условиях вы решите ее намного быстрее, и даже если кто-то не сможет до вас достучаться в это время – поверьте, ничего страшного не произойдет.
2. Выбираем действительно важные дела.
Если список задач на сегодня уже не умещается на одном листе блокнота, или на экране ноутбука – нарисуйте матрицу Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра (Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-й президент США) – один из основополагающих принципов тайм-менеджмента. Вы разбиваете задачи на четыре группы по двум критериям – Важность и Срочность.
В первую группу попадают важные и срочные дела – их мы начинаем делать здесь и сейчас. Задачи из второй группы, важные, но не срочные, заносим в планы на будущее (на завтра, на неделю вперед - согласно срокам).
С остальными группами поступаем проще – срочные, но не очень важные дела можно делегировать коллегам, подчиненным. А можно еще раз оценить их важность и перенести в четвертую группу – не важных и не срочных дел. Таким образом, число срочных-срочных, но не очень важных задач (а это те самые письма, просьбы коллег и прочий форс-мажор) заметно уменьшается. Останется только правильно распланировать рабочее время между задачами из первой и третьей групп.
3. 60/40
Распределяя время между срочными делами, старайтесь придерживаться принципа 60/40.
Вы сами обязательно должны планировать 60% своего рабочего времени – отводить его под свои важные и срочные задачи. Если мы рассчитываем на восьмичасовой рабочий день – это примерно 5 часов. А на срочные просьбы и непредвиденные задачи оставьте 40% (около 3 часов)- этого хватит с лихвой.
Каждый день мы встречаемся с огромным количеством новой информации, общаемся с большим числом людей. С началом рабочего дня (а то и раньше, со звонком будильника, когда мы берем в руки смартфон и начинаем проверять почту) на нас сваливается лавина вопросов, ведений, задач; к нам обращаются десятки людей.
Очень важно научиться управлять этими потоками информации и обращений, иначе мы рискуем потратить на них все свое рабочее и даже не очень рабочее время. Считается, что 10 минут планирования экономят до 1 часа рабочего времени. Попробуйте прямо сейчас расставить приоритеты, поменять настройки в почтовом клиенте и распределить время между важными и не важными задачами.
P.S. Если вы удачно распланировали рабочий день и у вас осталось немного свободного времени, посмотрите видеозапись первой встречи «Клуба24» , на которой мы обсуждали вопросы тайм-менеджмента и планирования.
Есть много различных вещей, которые вы всегда хотели делать в своей жизни, но у вас никогда не хватает времени. Более того, вы считаете, что при вашем ритме просто невозможно найти немного времени для веселья и отдыха. Если это так, то читайте дальше.
Чтобы быть по-настоящему счастливыми, люди должны иметь, по крайней мере, семь часов для отдыха. Существует несколько способов, которые помогут высвободить больше времени в вашей беспокойной жизни на то, что вы .
Для начала, вы должны выяснить, почему у вас нет времени на отдых. Вполне возможно, что вы частично ответственны за ваш очень напряжённый график. И если вы пристально проследите, как вы проводите своё время, то обнаружите, что вы сами себе злейший враг.
Вот вероятные причины, почему у вас нет времени на развлечения и отдых:
1. Вы не планируете своё время.
Вы не имеете определённого плана, а потому и не можете управлять своим временем. У вас нет приоритетов, что важно, а что можно и нужно отложить на потом. У вас все свалено в общую кучу. Задайте себе вопрос: есть ли более эффективный способ ведения дел? Определите то, что на самом деле важно. Затем определите, что можно свести к минимуму или удалить вообще из вашего плана. Мир от этого не рухнет.
2 . Вы всегда на связи.
Ещё одна причина, почему никогда не хватает времени, чтобы заниматься любимым хобби – это постоянное «зависание» в интернете. Проще говоря, несколько часов в день вы проводите в виртуальном мире. А вы ещё удивляетесь, почему у вас нет времени на развлечения и отдых. Интернет является огромным отвлечением, которое часто приводит к снижению производительности. Чтобы улучшить эффективность, необходимо установить определённое время для интернета. Не будьте все время на связи. Просматривайте веб-страницы только тогда, когда это необходимо.
3 . Передавайте часть своей работы другим.
Неспособность делегировать свои обязанности другая вероятная причина, нехватки времени. Если вы на руководящей должности, вы чувствуете, что вам нужно сделать все. Но это только поставит вас под постоянный психологический пресс, который может даже разрушить вашу жизнь. Чтобы освободить немного времени для удовольствия, вы должны поручать выполнение некоторых задач своим подчинённым или коллегам. Кроме всего прочего, это также позволит вам сосредоточиться на основных обязанностях.
4 . Организуйте своё рабочее место.
Осмотрите рабочее место. Есть ли на нём какие-либо документы или другие предметы, которые вам не нужны и постоянно отвлекают от работы? Если да, то нет никакой необходимости в другом месте искать причины, почему у вас нет времени, чтобы делать то, что вы любите. Эти потенциально отвлекающие моменты могут значительно снизить эффективность и заставить вас попусту тратить время.
5. Вы человек, который не может сказать «нет».
Наконец, если вы тот человек, который не может , то вы никогда не будете иметь время для веселья. Это потому, что ваш босс или коллеги всегда будет пытаться воспользоваться вашей добротой. Чтобы получить время для веселья и отдыха, вы должны научиться защищать своё время.
Очень многие сетуют на нехватку времени. Кажется, дел стало больше, и успевать сделать все необходимое получается всё меньше. Почему же стало так катастрофически не хватать времени? А может, дело совсем не в самом времени, а в том, что мы не умеем им пользоваться? Есть ли советы, как «подружиться» со временем? Конечно же, есть.
Итак, если вам катастрофически не хватает времени, вам нужно:
1. Накануне рабочего дня напишите весь список дел, которые хотелось бы сделать, разместив их от самых важных до незначительных. Начинайте с важного.
2. Научитесь чувствовать время. Попробуйте два раза в неделю совершенно не пользоваться часами. Это поможет экономно расходовать время.
3. По тому же принципу, как вы составляли список дел на день, составьте перечень дел на неделю. Выполняйте наиболее важные первыми.
4. Не хватает времени на себя и творчество? Отключите на несколько часов телефон и интернет.
5. Не доверяете своим родным, коллегам и хотите все делать самостоятельно? Попробуйте доверять, и времени у вас станет больше.
6. Научитесь говорить «нет». Ведь далеко не все дела можете сделать только вы.
7. Прекратите делать никому не нужную рутинную работу. Сначала хотя бы убедитесь, что это хоть кому-то нужно.
8. Нравится ли вам ваша работа? Если нет, вам гарантированно будет не хватать времени, так как вы не будете работать увлеченно. Весь рабочий день будет протекать уныло и медленно.
9. Определите, что именно мешает выполнять все то, что было запланировано. Постарайтесь избавиться от этого.
10. Если не хватает времени на книги, усвойте методику быстрого чтения, и вы прочтете все, что хочется. Времени будет достаточно.
11. Никому не позволяйте составлять ваш распорядок дня. Только вы хозяин своего времени.
12. Отложите все частные телефонные звонки на время после работы. Никому не позволяйте мешать вам быть полноценным работником.
13. Старайтесь быть уравновешенным человеком и не нервничать из-за чрезмерной импульсивности. Негативное эмоциональное состояние отбирает не только здоровье, но и время.
14. Научитесь на работе разговаривать четко и ясно, не теряя времени на напрасные и ненужные разговоры.
15. Никогда не делайте много дел сразу. Прежде чем приступить к новому делу, завершите предыдущее. Это одно из главных условий экономии времени.
16. Не тратьте много времени на те дела, которые могут занять времени меньше. Например, приглашая много людей на праздник, шлите пригласительные открытки или письма вместо того, чтобы часами висеть на телефоне, обзванивая всех гостей и участвуя в обязательном вежливом трёпе.
Чтобы времени хватало на все, нужно научиться его ценить, не терять понапрасну. Ведь всегда в том, что нам не хватает времени, виноваты только мы, а никто другой. Как гласит финская пословица, когда бог создавал время, он создал его достаточно.